现代财务档案管理工作对信息化提出更高的要求，信息化档案管理系统的架构应从医疗档案工作组织建设、档案工作制度建设、档案工作业务建设、档案信息化建设、档案管理设施设备配置等方面，构建医疗保险单位的财务档案信息化系统。针对当前我国医疗保险档案信息化建设中，已经明确了档案信息化的目标和原则，对医疗保险单位电子文件归档、传统载体档案的数字化、网络服务与业务系统以及财务信息电子档案的安全与保存提出要求。

 

　　一、财务档案信息化归档范围、要求及保管

 

　　1.财务信息化文件的归档范围

 

　　医疗卫生保险单位应在其对医疗案例鉴定、验收前就开始进行电子归档，周期长的案例可进行分阶段、单项归档；对所涉及的日常服务业务应定期或按阶段进行电子归档。各种财务管理工作中的合同协议等文件应随时联网进行归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记录入信息库进行归档。财务电子文件逻辑归档应定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。完整的电子文件包括内容信息，背景信息和元数据。逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定定期完成。

 

　　2.财务信息化文件的归档要求

 

　　医疗保险单位应实行部门立卷。各职能部门、项目承办部门在履行相关职责或完成某项工作的同时，应注意履行有关档案工作职责。进行电子归档的文件应完整、准确、系统，其制作和书写材料应当有益于长久保存。为便于保管和利用，音像、电子等载体形态的文件应与其文字说明一并进行电子归档；原则上，材料归档要求是一式一份，特殊情况下，可适当增加份数，以确保归档文件材料不因频繁借用等原因而导致损毁。

 

　　编制医疗保险单位财务信息化档案应能确保医疗档案分类方案类目体系的严整性。要能够体现医疗保险单位财务电子档案分类方案类目体系的可包容性。要保持医疗保险单位进行财务档案信息化分类方案的相对稳定性。其财务的信息化档案分类基本方法可按：职能分类、年度分类、保管期限分类、组织机构分类、问题分类及按载体分类等。

 

　　3.财务信息电子档案的保管

 

　　财务电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。具体包含两个方面：一是所有财务信息电子档案都应该按照企业档案分类方案进行分类整理；二是不同门类的电子档案应分类存储到不同的脱机载体上。脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，财务电子档案载体应设置成禁止写操作状态。应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。超过保管期限的财务电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合《电子文件归档与管理规范》有关规定。对确认销毁的财务电子档案应有销毁文件目录存档。

 

　　二、财务档案信息化构建与应用服务

 

　　医疗保险单位进行财务信息化构建应建立专业的信息化档案目录数据库，并逐步实现对电子档案的全文检索。

 

　　信息化档案目录数据分案卷级和文件级两个层次，对管理类财务档案而言，应着重建立文件级目录数据库，而对日常应用的财务信息档案而言，有时案卷级目录可能更便于利用。对数字化财务档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。要具备几个条件：一是要建立财务档案分级管理和应用的制度，做到有章可循；二是财务档案管理系统具有对不同利用者的权限管理功能；三是财务档案部门已对财务档案目录数据库和全文数据库的数据进行划级（划控管理）。涉密财务档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密财务档案管理系统可与互联网逻辑隔离。另外，财务档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。其次，财务档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。良好的数据备份与恢复方案应该做到：一是数据异地备份。二是数据备份间隔时间不能太长，至少应该一天备份一次。当然，出于硬盘空间以及数据备份效率的考虑，可以采取一个星期一次完全备份、其他的实行差异性备份的策略。三是在进行财务信息还原的时候，要可以还原具体的内容。如当某个财务文件夹被意外删除了，在进行还原操作的时候，可以只还原这个具体的文件夹，而不会对其他文件夹产生影响。各财务信息系统应有生成电子文件归档功能的模块或接口。

 

　　医疗保单位在开发各类信息系统时，应同时设计具有自动归档功能的模块或接口，方便数据移交（接收）并与档案管理系统整合，实现办结文件自动归档。